Проверочный лист (список контрольных вопросов) для муниципальных архивов, музеев, библиотек и научных организаций
Региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле в российской федерации на территории свердловской области
Cписок вопросов
Вопрос 1
Архивом создан фонд пользования в электронном виде?
Вопрос 2
Архив ведет лист фонда?
Вопрос 3
Архив размещается в отдельном здании(ях)
Вопрос 4
Осуществлялось ли обследование приспособленного под архив здания (помещения) (в том числе подвальных и чердачных помещений, работоспособности электросетей, отопительных и вентиляционных систем, прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок) представителями Управления архивами Свердловской области или органа местного самоуправления
Вопрос 5
Архив размещается в приспособленном здании (помещениях)
Вопрос 6
Архив не размещается в зданиях, в которых расположены предприятия общественного питания, готовящие горячую пищу, продуктовые магазины и (или) склады, организации, хранящие и (или) применяющие пожароопасные и агрессивные химические вещества
Вопрос 7
Архив не размещается в ветхих строениях, деревянных постройках, помещениях с относительной влажностью воздуха более 55% и с печным отоплением
Вопрос 8
Архив не размещается в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод
Вопрос 9
Архивохранилище отделено от других помещений архива огнеупорными стенами и перекрытиями
Вопрос 10
Архивохранилище удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не имеет общих с ними вентиляционных каналов
Вопрос 11
Архивохранилище гидроизолировано
Вопрос 12
Архивохранилище имеет высоту не менее 2,2 м от пола до нижней части выступающих конструкций перекрытия потолка
Вопрос 13
Архив ведет книгу учета поступлений документов?
Вопрос 14
Архивохранилище имеет покрытие стен, полов, потолков, оборудования и средств хранения архивных документов, не собирающих пыль и не выделяющих агрессивные химические вещества
Вопрос 15
Архивохранилище имеет беспрепятственные выходы к лифтам и лестничным клеткам
Вопрос 16
Архивохранилище не имеет внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающих рубильников, труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды
Вопрос 17
Архив оснащен металлическими стеллажами, шкафами, сейфами, шкафами-стеллажами
Вопрос 18
Деревянные и смешанные стеллажи не поражены биологическими вредителями и обработаны огнезащитным составом
Вопрос 19
В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами
Вопрос 20
Архив ведет описи дел, документов?
Вопрос 21
Параметры воздушной среды в архивохранилище аудиовизуальных документов соответствуют нормативным требованиям к видам носителя (основы) документа
Вопрос 22
Стационарные стеллажи, шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи установлены с соблюдением следующих нормативов (расстояние между, не менее, см): рядами стеллажей (главный проход) – 120; соседними стеллажами (проход) – 75; наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене – 75; стеной и торцом стеллажа (шкафа, сейфа) (обход) – 45; потолком и верхней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) – 50; полом и нижней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) – 15; полом и нижней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) в цокольных этажах – 30; от нагревательных и (или) отопительных устройств – 100
Вопрос 23
Помещения архива, в которых осуществляется хранение архивных документов, а также стеллажи, шкафы, сейфы и полки в каждом отдельно взятом архивохранилище (помещении) пронумерованы: стеллажи, шкафы и сейфы – последовательно слева направо от входа в помещение; полки стеллажей, шкафов и сейфов - сверху вниз, слева направо
Вопрос 24
Охранный режим в архиве установлен в соответствии с инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режимах, утвержденной локальным актом архива и согласованной с организацией, осуществляющей охрану архива на основании договора
Вопрос 25
Средства охранной сигнализации установлены на основной вход в здание (помещения) архива (при отсутствии круглосуточного поста охраны), а также на аварийные и запасные выходы
Вопрос 26
Помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудованы дверями повышенной технической укрепленности и (или) замками усиленной секретности. Каждый замок должен иметь не менее двух комплектов ключей, один из которых хранится на посту охраны или в кабинете руководителя архива или уполномоченного им должностного лица? Все экземпляры ключей от помещений архива (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяется режим секретности) учитываются в журнале регистрации ключей
Вопрос 27
Архивные документы хранятся в вентилируемом помещении, обеспечивающем рециркуляцию воздуха с кратностью воздухообмена не менее 2/3 в час и стабильности температурно-влажностных характеристик воздушной среды
Вопрос 28
Параметры воздушной среды в архивохранилище документов на бумажном носителе, оборудованном системой кондиционирования воздуха, составляют: температура 17–19°С, относительная влажность воздуха 50–55%
Вопрос 29
Не допускаются сезонные и суточные колебания температуры в архивохранилище более чем на 5 °C и относительной влажности воздуха более чем на 10%
Вопрос 30
Архивохранилище обеспечено комплектом контрольно-измерительных приборов в составе: термометр и гигрометр или термогигрометра
Вопрос 31
Измерения температурно-влажностных параметров воздушной среды производятся в одно и то же время суток: в кондиционируемом архивохранилище 1 раз в неделю; в не кондиционируемом архивохранилище – 2 раза в неделю; при несоответствии параметров нормативным требованиям – 1 раз в сутки
Вопрос 32
Показания контрольно-измерительных приборов в каждом архивохранилище фиксируются в регистрационном журнале, в котором также отражаются даты поверки приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения
Вопрос 33
Архивные документы хранятся в темноте и размещаются в первичные средства хранения: на бумажном носителе – в коробках, папках, конвертах; аудиовизуальные – в коробках и бюксах, ящиках упаковочных для фильмов (яуфах), конвертах; электронные на физически обособленных носителях – в упаковке, рекомендованной производителями носителей Архивные документы в первичных средствах хранения размещаются в архивохранилище на оборудовании, предусмотренном пунктом 4.1 Правил
Вопрос 34
Результаты проверки физико-химического и технического состояния аудиовизуальных документов отражаются в карточке учета технического состояния кинодокумента, фотодокумента, фонодокумента, видеодокумента?
Вопрос 35
В архивохранилище с естественным освещением применяются на окнах светорассеиватели, регуляторы светового потока (специальные стекла), защитные фильтры и покрытия, жалюзи
Вопрос 36
В архивохранилище при искусственном освещении применяются электролампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью (люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодные светильники) в установленном порядке? Разрешается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных светильников, разрешенных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере пожарной безопасности
Вопрос 37
Санитарно-гигиеническое состояние в архивохранилище поддерживается проведением в нем не реже одного раза в месяц влажной уборки полов, обеспыливания оборудования и первичных средств хранения, обработки цокольных частей стеллажей, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков
Вопрос 38
Лицевая сторона каждого первичного средства хранения архивных документов снабжена ярлыком, на котором указан номер архивного фонда, номер описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, находящихся в нем; допускается дополнение ярлыка: полным наименованием архива и (или) его аббревиатурой; названием архивного фонда; штрих-кодом, радиочастотным идентификатором; отметкой о наличии особо ценных документов, подлежащих эвакуации при возникновении чрезвычайных ситуаций, в период мобилизации и в военное время; отметкой об отсутствующей или пропущенной единице хранения? Электронные документы на физически обособленных носителях снабжены вкладышами (этикетками) с их архивным шифром
Вопрос 39
Архив ведет список фондов (не ведется при нефондовой организации хранения)?
Вопрос 40
Хранение электронных документов в архиве осуществляется: на физически обособленных носителях в двух экземплярах, один из которых является основным, другой - рабочим, которые хранятся в разных архивохранилищах (помещениях), при температурно-влажностном режиме, рекомендованном производителями носителей; в информационной системе архива – на собственном оборудовании архива или в федеральном и (или) региональном хранилище электронных документов
Вопрос 41
Обязательными условиями хранения электронных документов на физически обособленных носителях являются: с применением носителей, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации; наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять их воспроизведение, миграцию и конвертацию, а также контролировать физическое и техническое состояние; проведение миграции на новые носители и конвертации в современные форматы; организация контроля за их аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования
Вопрос 42
Нормативные условия хранения электронных документов в информационной системе архива обеспечиваются: ее соответствием требованиям законодательства Российской Федерации в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных информационных систем и хранения в них информации; соблюдением при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации; резервным копированием электронных документов, в том числе при применении облачных технологий, и их конвертацией в современные форматы
Вопрос 43
План (схема) размещения архивных фондов, утверждена руководителем архива
Вопрос 44
Местонахождение архивных документов закреплено в пофондовом и постеллажном топографических указателях, ведущихся в пределах отдельного архивохранилища (помещения) на бумажном носителе и (или) в электронном виде
Вопрос 45
Архивные документы проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния в плановом и внеплановом порядке. Во внеплановом порядке проверка наличия архивных документов (сплошная или выборочная) может быть назначена: при смене руководителя архива и (или) заведующего архивохранилищем; после массового перемещения, чрезвычайной ситуации и (или) других обстоятельств, в результате которых они могли бы быть утрачены или повреждены; при реорганизации архива.
Вопрос 46
Результаты проверки наличия архивных документов фиксируются в: листе(ах) проверки наличия и состояния архивных документов (при проверке архивного фонда объемом до 30 единиц хранения допускается составление одного листа проверки на все его описи дел, документов); акте проверки наличия и состояния архивных документов; актах о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении архивных документов, о неисправимых повреждениях документов (при необходимости)
Вопрос 47
По окончании проверки наличия архивных документов: вносятся изменения в необходимые учетные документы; в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставлен штамп «Проверено», дата, должность и подпись работника, производившего проверку, или, в случае обнаружения неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, а также выбывших по обоснованным причинам единиц хранения, пересоставлена итоговая запись; коробки с архивными документами опечатываются с проставлением штампа, который содержит дату проверки, фамилию и инициалы проводившего ее работника архива?
Вопрос 48
Архив ведет централизованный учет необнаруженных архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде?
Вопрос 49
Архив ведет паспорт архивохранилища (произвольной формы) – для суммарного учета архивных фондов и архивных документов конкретного архивохранилища (при наличии в архиве нескольких архивохранилищ)?
Вопрос 50
При приеме архивных документов из источника комплектования не допускается их размещение в архивохранилище без: предварительной выдержки в карантинном помещении (при наличии); проверки физико-химического, технического и биологического состояния, а также на наличие скоб, скрепок, закладок, пластиковых файлов и других посторонних предметов; выявления вида основы носителей кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и проверки кинодокументов на нитрооснове на стабильность; проверки аудиовизуальных и электронных документов на физически обособленных носителях на возможность воспроизведения (считывания) записанной информации, соответствие их характеристик сопроводительной технической документации, отсутствие вредоносного программного обеспечения; очистки от пыли и перемотки кинодокументов на пленке и фонодокументов на магнитной ленте; обеспыливания первичных средств хранения и корешков, очистки от загрязнений фотодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях?
Вопрос 51
Архив проводит акклиматизацию поступивших на хранение архивных документов?
Вопрос 52
При обнаружении физико-химических и технических дефектов, биологического поражения архивных документов архив и организация – источник комплектования составляли ли акт произвольной формы, отражающий выявленные недостатки и меры по их устранению? Архивные документы с выявленными физико-химическими, техническими дефектами возвращаются передающей стороне для устранения таких дефектов и санитарно-гигиенической обработки (дезинфекции, дезинсекции) архивных документов?
Вопрос 53
Архив ведет учет физико-химического и технического состояния архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде?
Вопрос 54
Результаты проверки физико-химического и технического состояния архивных документов на бумажном носителе отражаются: в листе-заверителе дела; в листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов; в карточке учета архивных документов с повреждениями носителя; в карточке учета архивных документов с повреждениями текста; в картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов?
Вопрос 55
Результаты проверки физико-химического и технического состояния электронных документов отражаются в карточке учета технического состояния носителя электронного документа (только для электронных документов на физически обособленных носителях)?
Вопрос 56
Выдаваемые архивные документы регистрируются в книгах выдачи из архивохранилища, которые ведутся в каждом архивохранилище раздельно по целям выдачи, или в информационной системе архива?
Вопрос 57
Получение и возврат работником архива (в том числе работником читального зала) каждой единицы хранения подтверждаются в книге выдачи его личной подписью или в информационной системе архива?
Вопрос 58
На места хранения выдаваемых архивных документов подкладывается карта-заместитель, в которой указываются архивный шифр и дата выдачи единицы хранения, а также фамилия и инициалы работника архива или пользователя?
Вопрос 59
Архивом создан страховой фонд уникальных и особо ценных документов?
Вопрос 60
Архив ведет реестр описей дел, документов?
Вопрос 61
Архив ведет паспорт архива?
Вопрос 62
Архив ведет дело фонда; дело сдатчика документов (вместо дела фонда при нефондовой организации аудиовизуальных документов)?
Вопрос 63
Архив ведет лист-заверитель дела?
Вопрос 64
Архив ведет лист учета аудиовизуальных документов?
Вопрос 65
Архив ведет лист учета и описания уникального документа?
Вопрос 66
Архив ведет внутреннюю опись документов дела, в состав которого входят уникальные документы?
Вопрос 67
Архив ведет список фондов, содержащих особо ценные документы?
Вопрос 68
Архив ведет опись особо ценных дел, документов?
Вопрос 69
Архив ведет реестр описей особо ценных дел, документов?
Вопрос 70
Архив ведет для страхового фонда и фонда пользования на микроформах: книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах; книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке?
Вопрос 71
Архив ведет для электронного фонда пользования на физически обособленных носителях книгу учета носителей электронного фонда пользования?
Вопрос 72
Обязательные учетные документы архива, в том числе первые экземпляры описей дел, документов, размещаются в изолированном помещении или рабочей комнате работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива?
Вопрос 73
Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в архивохранилище обособленно от архивных документов?
Вопрос 74
Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в помещении, обеспечивающем их оперативное предоставление пользователям?
Вопрос 75
Изменения количества единиц хранения в результате поступления и выбытия архивных документов, проведения отдельных видов работ фиксируются во всех экземплярах описи дел, документов с составлением новой итоговой записи к ней, которая подписывается работником архива, ответственным за ведение учета, с указанием должности и даты составления?
Вопрос 76
Архив ведет списки источников комплектования, согласованные с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Управления архивами Свердловской области и утвержденные руководителем соответствующего архива, органом местного самоуправления (для муниципального архива, являющегося структурным подразделением органа местного самоуправления). Организации и граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании решения ЭПК Управления архивами Свердловской области?
Вопрос 77
Негосударственные организации и граждане, территориальные органы федеральных органов государственной власти и федеральные организации, иные государственные органы Российской Федерации, расположенные на территории Свердловской области, включены в список источников комплектования архива на основании договора?
Вопрос 78
Архивом осуществляется формирование и ведение краткого справочника по фондам, содержащего перечень характеристик архивных фондов или групп архивных фондов, систематизированных по разработанной архивом схеме?
Вопрос 79
Архив ведет учет источников комплектования и наблюдательное дело на каждую организацию, гражданина – источник комплектования на бумажном носителе и (или) в электронном виде?
Вопрос 80
Архив ведет раздельный учет форм использования архивных документов, в том числе поступающих запросов, на бумажном носителе и (или) в электронном виде?
Вопрос 81
Прием документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив от государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций, выступающих источниками его комплектования, осуществляется по истечении установленных сроков их временного хранения в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководителем архива или уполномоченным должностным лицом по согласованию с источниками комплектования?
Вопрос 82
Архив составляет Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных, районных и городских архивов на 1 декабря ____ года и представляет их в вышестоящий орган управления архивным делом?
Вопрос 83
Архив принимает архивные документы в упорядоченном состоянии по описям дел, документов поединично (особо ценных документов – полистно) вместе с: тремя (или двумя – по решению руководителя архива) экземплярами описи дел, документов на бумажном носителе; электронной копией описи в формате, согласованном с архивом; страховыми копиями особо ценных документов (при наличии); исторической справкой об источнике комплектования (фондообразователе) и его фонде (при первом поступлении от источника комплектования)?
Вопрос 84
Архив организует прием запросов непосредственно в архиве, по почте, с использованием официального сайта архива или официального сайта Управления архивами Свердловской области, официального сайта органа местного самоуправления, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, по информационно-телекоммуникационным сетям?
Вопрос 85
На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, организация – источник комплектования принимает меры по их розыску. Если в ходе розыска отсутствующие документы не были найдены, в описи дел, документов делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке, составляемой организацией. При отсутствии (утрате) подлинников принимаются их заверенные копии?
Вопрос 86
Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, другой - в организации – источнике комплектования?
Вопрос 87
Прием документов от граждан архив осуществляет на основании решения ЭПК Управления архивами Свердловской области по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и экспертного заключения?
Вопрос 88
Архив совместно с организациями-источниками комплектования архива рассматривает, готовит к согласованию инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях организаций – источников комплектования архива?
Вопрос 89
Архивом осуществляется формирование и ведение каталога аудиовизуальных документов (при не фондовой организации их хранения)?
Вопрос 90
В читальном зале ведется журнал учета посещений читального зала пользователями?
Вопрос 91
Архив оформляет ответы на запросы в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма, а также по согласованию с пользователем ответ на тематический запрос архив может предоставить также в виде: систематизированного краткого или аннотированного перечня заголовков архивных документов или единиц хранения (единиц учета) по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров; тематического обзора архивных документов; родословного древа, генеалогической росписи или таблицы?
Вопрос 92
Копирование архивных документов осуществляется архивом на возмездной основе на основании договора?
Вопрос 93
Архив изготавливает копии архивных документов на безвозмездной основе по заказам органов государственной власти и местного самоуправления, направленным в целях исполнения ими своих полномочий в соответствии с законодательством Российской Федерации?
Вопрос 94
В читальном зале архива ведутся личные дела пользователей на бумажном носителе или в электронном виде?
Вопрос 95
Наличие организационно-распорядительных документов, в которых закреплены функции и полномочия юридического лица по созданию архива, хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов:устав либо положение о структурном подразделении органа местного самоуправления, создаваемом муниципальным образованием, расположенным на территории Свердловской области, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов; положения о структурных подразделениях администрации; должностные инструкции, должностные регламенты сотрудников?
Вопрос 96
Помещения в приспособленном под архив здании предназначенные для хранения архивных документов, изолированы от остальных его помещений
Вопрос 97
Средствами охранной сигнализации оснащены помещения архива, в которых: постоянно или временно хранятся архивные документы; установлено серверное оборудование, обеспечивающее функционирование информационной системы архива. Вышеуказанные помещения ежедневно опечатываются по окончанию рабочего дня. Ежедневному опечатыванию по окончанию рабочего дня подлежат находящиеся в неопечатываемых помещениях архива шкафы и сейфы, в которых временно находятся архивные документы, а также хранятся учетные документы
Вопрос 98
Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия, проводится в течение одного года с момента выявления факта отсутствия? Руководитель вправе продлить сроки розыска на один год?
Вопрос 99
Архив организует прием заказов на копирование архивных документов (изготовление изображений, воспроизводящих внешний вид и содержание архивного документа, перезапись кино-, фоно-, видеодокументов) непосредственно в архиве, по почте, с использованием официального сайта архива или официального сайта Управления архивами Свердловской области, официального сайта органа местного самоуправления, по информационно-телекоммуникационным сетям?
Вопрос 100
Архив размещается в отдельных помещениях, зданиях